Hepimiz bir görev üzerinde çalışma ve bir miktar ivme kazanmaya başladığımız o deneyime sahibiz. Beynimiz tamamen odaklanmış bir şekilde işe dalmaya başlıyoruz ve ilerleme kaydettiğimizde altta yatan bir heyecan hissediyoruz. Ve daha sonra ne oluyor? Birisi basit bir şey sormak için yanımıza uğruyor yada “hemen toplanmalıyız” diyor.
Bir anda, bu kesinti noktasında, odağımızı kaybederiz ve ilerlememiz durur. Dikkatimiz dağılır, momentumumuz ve onunla birlikte doğan tatmin duygusu kaybolur. Kesinti ne kadar kısa olursa olsun, “merhaba, nasıl gidiyor” ile başlayan hasar çoktan yapılmıştır.
Örgütsel yaşamın bir gerçeği olan kesintiler, zamanımızı ve dolayısıyla dikkatimizi parçalara ayırır. Kesintilerin hızımızı öldüren etkisi göz ardı edilemez. Profesör Erick Altmann’a göre, “İki saniye bile insanların odaklarını kaybetmesine neden olacak kadar uzundur.”
Çoğu zaman, dikkatimizin bir kısmı kesintiye uğrayan göreve odaklanır ve kesintiye uğratan talebe tam olarak geçemez. Sonuç olarak, bilişsel kaynaklarımızın yalnızca bir kısmı ile yeni görevleri gerçekleştirir ve bunları yetersiz gerçekleştirme riskini göze alırız.
Görevimize yeniden başladığımızda ise, kaldığımız yerden kolayca devam edemeyiz. Artık kendimizi yeniden yönlendirmek, yeniden odaklanmak ve ivme kazanmak gibi yeni bir görevimiz vardır. Tekrar odaklanma süremizin uzunluğu, görevimizin karmaşıklığına bağlıdır. Araştırmalara göre bu süre, 8 dakikadan 25 dakikaya kadar çıkabilir.
Oysa yüksek performans elde etmek için odaklanarak çalışabilmemiz önemlidir. Gerçek potansiyelimizi ortaya çıkarmak için hepimizin dikkatimizin dağılmadığı uzun sürelere ihtiyacı vardır. Sık kesintiler daha yüksek tükenmişlik oranlarına, stres kaynaklı rahatsızlıklara ve hata oranlarının çoğalmasına neden olabilir.
Bu sebeple, organizasyon ve bir bütün olarak içindeki herkesin diğer insanların zamanına saygılı olması gerekmektedir. Çünkü zaman paha biçilemez değerde olan ve aynı zamanda en kıt şirket kaynaklarımızdan birisidir. Ancak ne yazık ki çoğu zaman onun bu şekilde israf edilmesine izin veriyoruz.
Kesintilerin, zaman yönetimini ve dikkati olumsuz etkilediği en önemli konulardan biri de kötü yapılan toplantılardır. Sık yapılan verimsiz toplantıların kesintili doğası, bireysel yaratıcılık için “odaklanmış” zamanı, üretken olmayan bir ortamla değiştirme döngüsüne feda eder.
Günümüzün iş ortamında çok sık gerçekleşen sıradan, rutin toplantılardan hoşlanan birini bulmak zor olabilir. Neredeyse tüm çalışanlar, bir noktada kötü toplantılardan muzdarip görünüyor. Çoğu çalışan, işyeri toplantılarının ne kadar acı verici ve zaman alıcı olduğu konusunda dertli.
Gündemi olmayan, hiçbir şeyle sonuçlanmayan, eski konuları yeniden ele alan, çoğu kişinin geç geldiği, geldiğinde de odaklanmadığı, net bir amacı olmayan ve daha fazla toplantıya yol açan verimsiz toplantıları çoğumuz bir şekilde tecrübe ettik.
Zamanımızı sadece karalamalar yaparak veya internette gizlice gezinerek geçirmiş olsak bile, etkisiz ve momentum katili bir toplantı motivasyonumuza büyük zarar verir. Çünkü toplantının yarattığı kesintiden önce yaptığımız işe karşı sahip olduğumuz ivmeyi ve kararlılığı kaybederiz.
Adil olmak gerekirse, toplantılar düşman değildir, bir araçtır ve araçlar en iyi şekilde, kasıtlı olarak kullanıldığında işe yarar. Verimli toplantılar, hem kuruluşlara hem de çalışanlara birçok fayda sağlar. Toplantılar, işbirliği, problem çözme, ekip oluşturma, yanlış anlamaları azaltmak ve yenilik başlatmak için gereklidirler ve aynı zamanda tükenmişliğe neden olan ve hiç bitmeyen e-posta zincirlerini önlemeye yardımcı olabilirler.
Ancak toplantıların önemini bilsek de, genellikle ve maalesef çoğu toplantı bu hedefleri ıskalar. Çok fazla veya kötü planlanmış toplantılar üretkenliğe zarar verebilir, morali bozabilir ve bir kuruluş için önemli ağır maliyetler oluşturabilir. Toplantılar “gerçek işten” dikkati dağıtan bir unsur olarak görüldüğünde, kişinin işi, meslektaşları ve şirketi hakkında stres ve hayal kırıklığı duygularını teşvik eder.
Çalışanlar toplantılara çok bağlı olduklarında, ne zaman işlerini yürütürler ve büyük fikirleri hayata geçirirler? Aynı şekilde, liderler ve yöneticiler sürekli olarak toplantılara bağlıyken, projeleri ilerletmek için gerekli onayları ve geri bildirimleri sağlayarak çalışanlarını desteklemek ve onlara rehberlik etmek için ne zaman müsait olurlar? Bu senaryo, dahil olan herkes için hızla bir kaybet-kaybet haline gelebilir.
Bir araştırma, çalışanların %64’ünün masalarından uzaktayken biriken iş sorumluluklarından endişe duyduğunu ortaya koyuyor. Bu endişe yüzünden daha kısa molalar verirler, ofiste daha uzun süre kalırlar, akşamları ve hafta sonları eve iş stresi taşırlar. Ofisin fişini çekememek sağlıksız bir hayat ve tükenmişlik için bir reçetedir.
Kötü organize edilmiş verimsiz toplantılarda oturarak önemli miktarda zaman harcayan ekip üyelerinin maaşlarını ve saatlik ücretlerini topladığınızda, maliyetler şaşırtıcıdır. Özellikle yöneticiler, günde birden fazla toplantıya katılırlar. 8 saatlik iş günü göz önüne alındığında, eğer kötü türden toplantılara katılıyorsanız, yarım iş gününü boşa harcamış olursunuz. Dolayısıyla kuruluşun operasyonel verimliliğine ve kârlılığına da zarar verirsiniz.
Bundan kaçınmak için liderler, kuruluştaki herkesin “derin çalışma” için odaklanmış zaman planlamasına izin vermeli ve kendi zamanları kadar onların da zamanını korumalıdır. Verimliliğin gelişebileceği bir kültür yaratarak zamanlarını korumak, çalışanların moralleri yükseltebilir, daha akıllıca çalışmasını sağlayabilir ve işletme maliyetlerinizi azaltabilir.
Basitçe söylemek gerekirse, “İyi bir toplantı yapmanın en büyük yararı, kötü bir toplantı yapmamaktır”.
Çalışmanın tek yolunun bu olduğunu varsayarak, savurgan toplantılardan oluşan bir hayata boyun eğmemeliyiz. Değişimi bir organizasyon kültürüne sokmak ve iyi alışkanlıklar oluşturmaya başlamak zor olsa da, kurumunuzun toplantı kültürünü ve zaman yönetimi sistemini değiştirmeniz mümkündür.
Unutmayın ki toplantılar bir bakıma şirket kültürünün bir mikrokozmosudur. Kimin zamanına saygı duyduğunuz, toplantıları nasıl düzenlediğiniz, en çok kimin konuştuğu, kimin fikirlerinin uygulandığı gibi tüm konular tüm şirket kültürünüzün mini bir sergisidir.
Zamana saygı kültürü yaratma yükü en fazla yöneticiler üzerindedir. Bu tür pozitif kültür bir kez kök saldığında ve organizasyonun normu haline geldiğinde, o zaman iyi ve harika şeyler başarılabilir. Toplantıları eğlenceli, ilgi çekici ve yararlı hale getiren ve çalışanlarına saygı duyan karizmatik bir yöneticiyi kim sevmez ki?
