Olumlu geri bildirim vermek kolaydır çünkü birine iyi bir iş çıkardığını söylemek için doğru kelimeleri bulmak veya satış hedefine ulaştığı için birini tebrik etmek zor değildir. Ama biliyoruz ki, geri bildirim her zaman olumlu olamaz.
Ne yazık ki, olumsuz geri bildirim vermek ise o kadar kolay değil. Çünkü, zor konuşmaları ertelemek ya da darbeyi yumuşatmaya çalışmak insan doğasıdır. İletişim konusunda sıkıntı yaşayan bazı yöneticiler, çalışan tarafından sert bir eleştiri olarak algılanabileceğini düşünerek geri bildirim sağlamak konusunda isteksizdir. Ancak bunu yaparken problem şu ki, böyle bir durumda sorun çözülmez, birikir ve sonunda çok daha büyük bir sorunla karşı karşıya kalınır.
Geri bildirim çalışanlar için de korkutucu olabilir. İnsanlar genellikle yanlış bir şey yaptıklarını veya diğer kişinin onlara kızdığını düşünürler. Hatta çalışanların birçoğu olumsuz değerlendirmelerden o kadar etkilenirler ki aktif olarak yeni bir iş aramaya bile başlarlar.
Oysa olumsuz geri bildirimler, iyileştirmemiz gereken alanları vurgulayarak uzun vadede işimizi çok daha iyi hale getirmeye yardımcı olur. Genellikle, çoğu insan eleştiriye içerlese ve ona karşı rahat olmasa da doğru şekilde verildiğinde, eleştiri onların gelişmesine yardımcı olabilir.
Ama doğru ve yapıcı bir şekilde verildiğinde.
Ustaca verilen yapıcı geri bildirim, yöneticilerin çalışanlarına ve aslında kurumlarına verebileceği en iyi hediyelerden biridir. Çünkü çalışanların sürekli gelişimi için hayati önem taşıyan geri bildirim, düzgün bir şekilde uygulandığında, olumlu davranışı pekiştirdiği gibi olumsuz performansı da düzeltebilir.
Çalışanların, iş arkadaşlarından ve yöneticilerinden geri bildirim istemekte ve almakta rahat oldukları, geri bildirim açısından zengin bir işyeri kültürü, bir kurumun çalışma şeklini kökten değiştirebilir. Çünkü, çalışanların nasıl performans gösterdikleri ve nasıl gelişebilecekleri konusunda geri bildirim almaları harikalar yaratabilir.
Peki, geri bildirim konusunda bu kadar harika olan tam olarak nedir?
Öncelikle, geri bildirim vermek ve almak bir fırsattır: Sorunların açığa çıkarılması, en iyi çözümün düşünülmesi, insanların bir araya gelebilmesi ve birlikte çalışma ilişkilerini geliştirmek için büyük bir fırsat.
Geri bildirim verebilmek için aktif olarak dinlemek ve analiz etmek için zaman ayırmak sağlıklı bir iletişim akışı oluşturur. Açık ve dürüst bir iletişim ise, işin düzeltilmesi için zaman kazandırır ve doğal olarak da ekibinizin büyük hatalardan kaçınmasına yardımcı olur. Çalışanların hatalarından pişman olup potansiyellerini kaybetmelerindense hatalarından ders almasına yardımcı olan geri bildirim, böylece kişisel ve profesyonel gelişimi destekler.
Eleştirinin olumlu algılanmasını sağlayan yapıcı geri bildirim, çalışanların kendilerine farklı bir ışıkta bakmalarına fırsat verir. Başkalarının onları nasıl algıladığını ve davranış biçimlerinin ve çalışma biçimlerinin ekipteki diğer kişiler üzerindeki etkisini yargılanma hissetmeden görmelerine yardımcı olur. Beklentilerin netleşmesini sağlayan geri bildirim, dürüstlüğü, şeffaflığı ve güveni teşvik eder.
Hepimiz ait olmak ve takdir edildiğimizi hissetmek isteriz. Dostça bir yaklaşım içeren geri bildirim, insanlara bir amaç duygusu verir. İş bağlamında ise bu, yaptıklarımızın bir değeri olduğunu hissetmek ve aynı hedeflere doğru çalışan, daha geniş bir ekibin parçası olduğumuzu bilmek anlamına gelir. Yararlı ve değerli olduğumuz bilgisi, yaptığımız şeyin bir anlamı olduğunu gösterir. Çalışanların ellerinden gelenin en iyisini yapmasını sağlayan şey de tam olarak bu anlamdır.
Dolayısıyla, tüm bunlar çalışan bağlılığını artırır.
Geri bildirim, işle ilgili de doğrudan faydalar sağlar ve önemini ne kadar abartsak azdır. Etkili geri bildirim, sağlıklı bir ortam yaratmak, üretkenliği artırmak ve daha iyi sonuçlar elde etmek için sağlam bir araçtır. Personelin ve yöneticilerin gelişmesini sağlayan bu araç, satışların artması, projelerin zamanında tamamlanması, iş süreçlerinin optimize edilmesi ve mutlu müşteriler yaratılması gibi bir çok olumlu etki ile birlikte değişimi kışkırtır ve büyümeyi hızlandırır.
Görüldüğü üzere, yapıcı geri bildirim almak önemlidir. Peki en son ne zaman birinin size işteki performansınız hakkında geri bildirimde bulunduğunu hatırlıyor musunuz? Birkaç saniyeden fazla düşünmek zorunda kaldıysanız, muhtemelen çok uzun zaman önceydi.
Bunu sebebi ise, geri bildirimin ne yazık ki, çoğu zaman yılda yalnızca bir kez, yıllık incelemeler veya değerlendirmeler sırasında gerçekleşmesidir.
Herhangi bir sporda, antrenörler sporcular ile geri bildirim paylaşmak için maçın yada sezonun sonuna kadar beklerler mi? Mümkün değil! Koçlar sürekli geribildirim verirler. Etkinlik öncesi, sırası ve sonrasında verirler. Bireysel olarak ve genel olarak takıma verirler. Sporcularının becerilerinde ince ayar yapmalarına yardımcı olacak örnekler ve ayrıntılar sağlarlar. Çünkü hemen öğrendiğimizde, düzeltmek kolaydır. Böylece kısa geri bildirim döngüleri ile sorunlar asla kırmızı alarm veren sorunlara dönüşmezler.
Bu yapılandırılmış ve yapılandırılmamış sürekli ve sık geri bildirim biçimleri, kilometre taşlarının tanınmasını, hedeflerin uygun şekilde izlenmesini ve potansiyel sorunların tomurcuk halinde kesilmesini sağlar. Siz de bu şekilde, bir görevde veya projede çok ileri gidilmeden önce beklentileri netleştirebilirsiniz. Büyük bir etkisi olan küçük bir değişiklik değil mi?
Geleneksel yıllık incelemeye kıyasla düzenli geri bildirim görüşmeleri, bireylerin güçlü yanlarını en üst düzeye çıkarmalarına, boşlukları hızla kapatmalarına ve yıl boyunca gerçek zamanlı olarak öğrenme ve gelişmeyi yönlendirmelerine yardımcı olur. Beklentileri bilmek, çalışanların stresini azaltır.
Kendiliğinden, düzenli ve sürekli geri bildirim vermek, çalışanlara değerli ve faydalı olduklarını göstermenin bir yoludur. Olumsuz geri bildirimler bile insanları daha iyisini yapmaya teşvik edebilir. Ayrıca, düzenli geri bildirim, ilk etapta çatışmanın oluşmasını önleyebilir.
Yöneticiler, performansları hakkında sürekli geri bildirimde bulunmazsa, çoğu çalışan nasıl performans gösterdiğini bilemez. Çalışanlar, organizasyon standartlarına uygun olmadığını bilirlerse performanslarını düzeltirler veya standartları aşmak istiyorlarsa performanslarını artırırlar. Yönetim tarafından sürekli desteklendiğini hisseden çalışanların başka yerlerde iş arama olasılığı da düşer.
Bu yüzden, başarılı şirketler için yeni trend, daha sıkı bir geri bildirim takvimi döngüsüdür. Onlar için yılda bir kez yapılan çalışan değerlendirmeleri gözden düştü bile. Şirketlerin ve yöneticilerin çevik olması gereken bu zamanlarda gerçek zamanlı geri bildirim konusu tüm kurumların ajandasına girmelidir.
Harvard Business Review’a göre, çalışanların %72’si, yöneticileri düzeltici geri bildirimde bulunursa performanslarının artacağını düşünüyor. Aslında, aynı anket insanların %57’sinin yalnızca övgü ve takdir yerine düzeltici geri bildirimi tercih ettiğini buldu. Seslendirmeseler bile, çalışanlar geribildirim için can atıyorlar.
Siz de ilk başta, iletişim konusunda kendinizi ve ekibinizi geliştirdiğinizden emin olduktan sonra bazı konularda adımlar atmaya başlayabilirsiniz.
Mesela, sık sık hedefler belirlemek çok işe yarar. Üç ayda bir performans hedefleri belirleyen şirketler, performans süreçlerinden yıllık olarak yapanlara göre %31 daha fazla getiri elde ediyor ve bunu aylık olarak yapanlar daha da iyi sonuçlar alıyor. Çünkü bu ortamda çalışanlar sürekli olarak geri bildirim alıyorlar.
En iyi geri bildirim, ister olumlu olsun ister olumsuz, davranışı veya olayı gözlemledikten kısa bir süre sonra doğru zamanda ve doğru yerde verilir. Ayrıca, kimse belirsiz geri bildirim almaktan hoşlanmaz. Gözlemlenen davranış ile ilgili olarak önceden hazırlanmış net örneklerle dolu olumlu bir dil kullanarak verilen cesaret verici bir geri bildirim çalışanla olumlu bir ilişki geliştirmeye yardımcı olacaktır.
Cesareti kıran, savunmaya sokan ve dışlayan olumsuz ifadeler, çalışanın geri bildiriminizi görmezden gelmesine ve dikkate almamasına neden olabilir. Yalnızca olumsuz geri bildirim sağlamak, insanların zihnindeki tehdit sinyallerini de aktive edebilir. Davranış olumsuz olsa bile geri bildirimi diğer kişiye yardımcı olmak için sağladığınızı, amacınızın onları incitmek veya utandırmak olmadığını en baştan göstermeniz gerekir.
Aslında çalışanlar kendi performansları hakkında zaten bir şeyler bilirler ve kendilerini değerlendirebilirler. Performansları hakkında düzenli olarak konuşup kendi hedeflerini oluşturmalarına izin verirseniz, onların öz değerlendirmeleri ile organizasyonun değerlendirmeleri arasındaki eşleşmeyi başlatabilirsiniz.
Sonuç olarak, geri bildirim iyidir. Yapıcı geri bildirim daha da iyidir. Anlık yapıcı geri bildirim ise harikalar yaratır! Ve sadece çalışanlar yada kurum için değil yöneticiler için de muhteşem bir fırsattır.
Geri bildirim, yönetici olarak kendiniz, güçlü ve zayıf yönleriniz, davranışlarınız ve eylemlerinizin başkalarını nasıl etkilediği hakkında daha fazla bilgi edinmenize yardımcı olur. Aynı zamanda öz farkındalığınızı arttırır ve kişisel gelişimi teşvik eder. Bu yüzden de, herhangi bir liderin beceri setinin hayati bir parçasıdır.
Hep çalışanlarınızın gelişmesine odaklanıyorsunuz peki ya siz yöneticiler? Siz de geri bildirim almak istemez misiniz?
