Özellikle iş hayatında, zamanını en iyi şekilde nasıl değerlendireceği konusunda kafa yormayan çok az kişi vardır.
Artık okumaya bile vaktinizin olmadığı yada gözden kaçırdığınız önemli e-postalar ile dolu, gelen kutunuz ile nasıl mücadele ediyorsunuz? Gününüzün çoğunluğu toplantılarla geçtiğinde, gerçek işlerinizi nasıl hallediyorsunuz? Sürekli artan bir yapılacaklar listesinin üstesinden nasıl geliyorsunuz? Daha da önemlisi daha ilk başta bir liste yapmak için zaman bulabiliyor musunuz?
Bir çalışansanız ve tüm taleplere anında geri dönüş yapılması için baskıların olduğu bir kuruluştaysanız, zaman yönetimini kendi başınıza yapmak çok zordur. Liderler, bilmeden de olsa gereksiz stratejiler veya anlamsız süreçler ile önünüze birçok engel koyuyor olabilir. Yani “zaman yönetimi” sizin bireysel sorununuz değil, sistemsel olarak çözülmesi gereken bir sorun olabilir.
Bir liderseniz ve çalışanlarınızın “zaman yönetimi” konusunda başarılı olmadıklarını düşünüyorsanız, önce değerlendirmeniz gereken başka konular olabilir. Mesela, zaman yönetiminin gerçekte ne olduğu ve bunun nasıl başarılacağı konusunda yanlış etiketlemeler yapıyor olabilirsiniz.
Konu başlıbaşına zamanı yönetmek ile ilgili değil ne kadar üretken olunabileceği ile ilgilidir. Oysa çoğu şirkette sanki ne kadar çok iş yapıldığı ve ne kadar meşgul olunduğu, ne kadar üretken olunduğunun önüne geçmiş gibi görünüyor.
Mesela istediğiniz kadar diyet yapabilirsiniz ama bu sizin daha sağlıklı olmanızı sağlamaz. Aynı şekilde, zamanınızı nasıl harcadığınıza, e-postanızı nasıl yönettiğinize, yapılacaklar listenizden ne kadar çok iş çıkardığınıza ve ne kadar çok toplantıya katıldığınıza dikkat edebilirsiniz; ancak bunlar sizin daha üretken olduğunuzu göstermeyecektir.
Üretkenliği yönetmek için dikkati yönetmek gerekir. Belki de ekibinizdeki sorunların temeli, zamanı yönetememek ile ilgili bir beceri eksikliği değil, sürekli olarak dikkatlerinin dağılmasıdır. Şirketlerde dikkatin dağılması, üretkenliği doğrudan etkileyen, yıllık maliyeti çok fazla olan ve yüksek kalitedeki çalışmaların önündeki en büyük engellerden biridir. Altta yatan gerçek kültürel ve sistemsel sorunları ele almadıkça zaman yönetimi ile ilgili çözümler kalıcı olmayacaktır.
Bugün bilgi çalışanları, eskiden tahmin bile edemeyeceğimiz çalışma alanlarında ve o zamanlar hayal bile edemeyeceğimiz cihazları ve platformları kullanarak çalışıyor. İşin doğası ve yapılış şekli değişmiş olsa da, ne yazık ki, zamanımızı nasıl yöneteceğimiz konusunda geçmişte öğrendiğimiz teknikleri ve sistemleri halen uygulamaya devam ediyoruz. Yani şirket verimliliğini şansa bırakıyoruz.
Geleneksel zaman yönetimi bize, yapılacakların bir listesini yaparak güne başlamayı öğretir. Ancak e-postanızı bir kez kontrol ettiğinizde, “öncelikler” sizi esir alır. Çünkü bu günlerde artık her şey acil görünüyor ve en yüksek öncelik için rekabet ediyor. Zaman yönetimi bize önemli işleri halletmek için “kapıyı kapatmayı” öğretir, ancak meşgul beyinlerimizin içinde ve parmaklarımızın ucunda yaşadığımız bu dijital dünyaya hitap etmez.
Gerçek şu ki, şimdi farklı çalışmamız gerekiyor. Yöneticilerin modern işyerlerinin taleplerine göre, çalışanlarını üretkenlik becerileri konusunda eğitmesi gerekiyor. Bunu yaparken de “zaman yönetimi” becerileri yerine dikkat yönetimi becerilerinin ön planda olacağı kapsamlı bir iş akışı yönetim sisteminin kurulması gerekiyor; zamanının değil üretkenliğin ölçülmesi ve takip edilmesi gerekiyor; dikkat dağıtıcı unsurların kaldırılması ve yeniden düzenlenmesi gerekiyor.
Yüksek nitelikli kişileri ilk etapta işe almamızın sebebi proaktif olmaları ve rekabetta avantaj sağlayabilmemiz için bilgi ve deneyimlerini işe yansıtmalarıdır. Bilgi çalışmasının ürünleri yaratıcılık, fikirler, kararlar, bilgi ve iletişimdir. Bunların tümü, uzun süreli ve sürekli odaklanma gerektirir.
Bununla birlikte, birçok yönetici, konu veya kaynak ne olursa olsun tüm iletişimin aynı düzeyde aciliyet taşıdığını ve anında yanıt vermesinin beklendiği odaklanmayı zayıflatan bir ortam yaratırlar. Bilgi çalışanları, gelen bilgiler karşısında o kadar bunalır ki, zamanlarının çoğunu toplam sorumluluklarının net bir resmini görmeden reaktif bir şekilde “savunma oynayarak” geçirirler. Kuruluşun içindeki ve dışındaki tüm seviyelerden aynı anda gelen taleplerle çabucak dikkatleri dağılır.
Sorun sadece dikkatin dağılması değil; önemsiz işler yüzünden dikkatin dağılıyor olmasıdır. Mesela müşteri hizmeti konusunda “zamanında yanıt ver ” talebi spesifik ve gerçekçi değilse, daha hızlının daha iyi olduğu varsayımı büyür ve “hemen yap” anlayışı en iyisi olarak kabul edilir. Liderler tarafından görünüşte onaylanan çözümler, sürekli dikkat dağıtmak için bir reçete de olabilir.
Üretkenlik anında yanıt vermek değil, sorunları eksiksiz, özenli ve tatmin edici bir şekilde çözmek anlamına gelir. Çalışanlara firmanın misyonu ile ilişkili rollerine odaklanmaları öğretildiğinde, büyük resmi görmeleri, alakasız gürültüyü filtrelemeleri ve odaklanarak etkili eylemde bulunmaları daha kolaydır.
Kabul edin: Sınırlı bir kaynağınız var. Bir yandan, bu iç karartıcı olsa da diğer yandan, bunu kabul etmek muazzam derecede güçlendirici olabilir. Her şeyi aynı anda yapamayacağınızı kabul ettiğinizde, ne yapacağınız konusunda açık seçimler yapmak ve dikkatinizi ona yönlendirmek için çok daha iyi bir konumdasınızdır. İşlerin gelişigüzel bir şekilde çatlaklardan düşmesine izin vermek yerine, önemsiz şeyleri kasıtlı olarak bir kenara itebilir ve enerjinizi en önemli şeylere odaklayıp “verimli” olabilirsiniz.
Peter Drucker’in liderleri tanımlama şeklini beğenirim: “Yöneticiler işleri doğru yapar, liderler doğru işleri yapar”. Ancak doğru şeyleri yapmanın da iki ana zorluğu vardır: “doğru şeyleri” belirlemek ve bunları gerçekten “yapmak”.
Etkili liderler olarak, üretkenliğe odaklanın ve bunun için küçük adımlarla da olsa birşeyler yapın.
