E defter, Vergi Usul ve Türk Ticaret Kanunları gereğince tutulması zorunlu olan büyük defter ve yevmiye defterlerinin kanunda belirtilen standart ve formatlarda elektronik ortam üzerinde saklanan, veri değişmezliği bulunan, kaynak doğruluğu garanti edilen, gerekli hallerde ispat olarak kullanılabilen teknik ve hukuki düzenlemeler bütünüdür.
Dijital ortamda tutulan büyük defter ve yevmiye defterinin elektronik imza ile maliyeye berat verildiği sistem e defter uygulamasıdır. Sistem üzerinde kayıtlar xml formatta hazırlanır. Firmalar e defter kullanmaya başladıktan sonra fiziksel defterlerde işlem yapmayacakları için kapanış tasdiki yaptırır.
E dönüşüm uygulamaları iş hayatında büyük kolaylık sağladığı için her geçen gün kullanımı daha da yaygınlaşır. 1 Temmuz 2021 itibarıyla e fatura ve e arşiv, 1 Ocak 2022 itibarıyla da e defter uygulaması zorunludur. Uygulama şartlarına uyan firmalar e defter mükellefi olabilir. Ciro limiti 4 milyon olan firmalar e defter mükellef kapsamında yer alır.
E defter uygulaması kolay gözükse de yoğun çalışma temposunda teslim gününe az süre kaldığında doldurulmaya başlanırsa sistem üzerinde yoğunluk kalabilir ve teslimat gecikebilir.
E defter uygulaması avantajları nelerdir?
- E defter uygulamasıyla çok daha düzenli ve hızlı denetim sağlanır.
- E defter formatı aktif edilen firmalar kağıt üzerinde defter tutmaz. Bu yükümlülük dijital ortama taşınır.
- Firmaların onaylı defterlerini VUK’a göre 5 yıl saklama zorunluluğu bulunur. Fiziki olan defterler için yer ve zaman sorunu gündeme gelebilir. E defter uygulaması sayesinde tüm belgeler bilgisayar ortamında güvenle muhafaza edilir. İhtiyaç halinde belgeye kolaylıkla ulaşım sağlanır.
- E defter uygulaması ile fiziki defterlerde katlanılan baskı, kağıt, mürekkep gibi masrafları ortadan kaldırarak hem maliyeti hem de çevre ye verilen zararı azaltır.
- Belgelerin basımından onaylanmasına, gönderiminden arşivlenmesine kadar tüm aşamalar dijital ortam üzerinde gerçekleşir. Bu da noter işlemlerine gerek duyulmamasını sağlar.
- Fiziki defterleri depolamak için zaman ve mekan ayırmaya gerek kalmaz. Kağıt üzerinde oluşan hataları düzeltmek oldukça zorken e defter uygulamasında kolaylıkla hatalar tespit edilip düzeltilebilir.
